Trabalho home office e o desafio de gerenciar a distância

A pandemia da COVID-19 trouxe muitos desafios para as empresas e trabalhadores, mas também trouxe oportunidades e novas soluções para o trabalho home office.

em 14/04/2021

Com a pandemia da COVID-19, muitos escritórios e empresas passaram a adotar o home office. Para muitos foi um sonho realizado, mas para outros foi um problema sério, principalmente para gestores ou donos de empresas. Afinal, como controlar o trabalho da equipe à distância?

Relacionamos aqui algumas dicas valiosas pra você.

Controle o projeto e não as pessoas

Dizem por aí que os colaboradores precisam ser livres como os pássaros e não serem controlados. Nós concordamos com isso, mas é necessário ter controle, e não é necessariamente sobre as pessoas, mas sobre o projeto e as demandas das pessoas. Sem uma boa gestão e controle de um projeto, as coisas podem dar erradas! As crises na empresa irão acontecer, pois o cliente vai cobrar, os gestores vão cobrar e consequentemente os colaboradores irão receber a carga desta cobrança, afinal, é uma distribuição da responsabilidade em todos os níveis.


Uma boa gestão começa pela organização de pequenas coisas. Existem muitas metodologias que ajudam a organização o trabalho da equipe, como o Scrum, por exemplo. 

  1. Comece elencando todas as demandas em uma grande lista
  2. Agrupe esta lista em três níveis: fases, etapas e tarefas
  3. Priorize as fases
  4. Priorize as etapas da fase mais prioritária
  5. Priorize as tarefas da etapa mais prioritária
  6. Faça uma estimativa de execução das tarefas com a equipe
  7. Distribua as tarefas para a equipe
  8. Acompanhe o andamento das tarefas, etapas e fases

Cobre resultados e não marcação de pontos

Há uma música conhecida que diz que "...a nossa liberdade é o que nos prende". Este trecho é muito real e pode ser aplicado dentro da empresa. Deixe o colaborador ser livre com horários flexíveis e uma vez que a estimativa das atividades delegadas a ele possuem prazo, cobre a entrega com qualidade. Essa liberdade gera nas pessoas um senso de "troco", gerando a sensação de empatia, fazendo com que, consequentemente, a preocupação com a entrega seja pessoal e não mais "uma preocupação da empresa". 


Respeite o tempo do colaborador

Quando antes bastava levantar-se da mesa e ir até a mesa do colaborador ou chamar a equipe para uma reunião de alinhamento, agora é necessário marcar uma reunião online, uma não, muitas reuniões online! O excesso de reuniões online demonstra falta de recursos para que o gestor tenha controle sobre a sua equipe. Alguns usam as reuniões online diárias uma, duas ou até três vezes ao dia para saber o que a equipe está fazendo.

Um estudo suéco realizado com 10 mil pessoas,  definiu um novo transtorno chamado de "Fadiga de Zoom", um transtorno infelizmente atribuído ao aplicativo de conferências online Zoom. O excesso de reuniões causou, durante a pandemia, um problema novo para as pessoas. O home office que para muitos era um sonho, se tornou um pesadelo.

O problema está de fato na falta de controle e organização do gestor (ou da empresa) e somente a adoção de uma ferramenta de gerenciamento poderá resolver a questão.

  1. Defina duas reuniões semanais, preferencialmente no primeiro e no último dia da semana
  2. Colete feedbacks rápidos com indivíduos da equipe. A média dos feedbacs é muito valiosa
  3. Em reuniões rápidas, escolha não usar o vídeo. É mais cômodo para todos


Respeite o tempo do gestor

Se por um lado os colaboradores sofrem com o excesso de reuniões, por outro lado o gestor sofre com a falta de informações para reportar feedbacks a seus superiores e ao cliente. A alternativa que possui é o excesso de reuniões, e-mails e briefings, mas, é preciso que os colaboradores tenham um senso de responsabilidade, buscando requisitar menos o gestor, tentando resolver questões entre a equipe primeiro e depois acionar o gestor.

  1. Busque dar feedbacks rápidos sobre os projetos aos gestor. Um parágrafo resume muita coisa
  2. Alimente as ferramentas de trabalho e entenda a importância delas
  3. Colabore com a equipe. Home office envolve a vida pessoal com a profissional, por isso seja cauteloso

Utilize uma ferramenta de gestão

A ferramenta certa para fazer gestão de projetos e equipes home office, pode mudar completamente o ambiente de trabalho. Imagina um resumo da semana gerado automaticamente? Um dashboard mostrando a evolução do projeto ao cliente? Equipes colaborando as informações centralizadas em um único local e gerando feedbacks automáticos? 

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Fotos: Ekaterina Bolovtsova | Stories
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