A gestão de Fluxos é um dos recursos mais brilhantes do
Izzyplan!
Com ele, você poderá automatizar a gestão de todos os
processos da sua empresa como: Compras, Vendas, Suporte, Solicitações etc.
O módulo de gestão de
Fluxos automatiza a criação de tarefas rotineiras, permite a conexão do
solicitante (que pode ser seu cliente ou colaborador), os responsáveis pela
execução das demandas, a distribuição de tarefas e a gestão dos prazos.
Neste tutorial criaremos um fluxo de Compras como exemplo, com as seguintes etapas:
- Requisição
- Orçamento
- Aprovação
- Compra
- Cancelada
- Entrega
O conceito de Entregáveis e Tarefas
Nos Fluxos nós temos dois tipos de atividades: Os Tickets e
as subtarefas.
Os Tickets
percorrerão as etapas e para que elas sejam realizadas, podem ser registradas
subtarefas vinculadas a ela.
Criando fluxo
Para
criar um Workflow acesse o sistema com o perfil de Administrador.
No
menu principal no canto esquerdo, clique em
Fluxos
Em seguida, clique no botão
“Novo processo”.
Irá abrir uma janela com as configurações do fluxo.
Escolha a opção “Fluxo” e clique em “Avançar”.
Configurações gerais
Para as configurações, será exibida a janela abaixo.
No campo "Nome do trabalho" defina o nome
"Compras".
Faça um breve
comentário no campo "Descrição".
Clique
em “Avançar”.
Participantes
Os participantes são todos os usuários que terão acesso ao
Fluxo, sejam eles Administradores, Colaboradores ou Stakeholders.
Para inserir um usuário ou uma equipe, pesquise e selecione
no campo "Equipe ou usuário para adicionar".
Em seguida, clique em “Avançar”.
O Izzyplan possui alguns modelos de etapas de Fluxos
pré-definidos.
Você poderá usar um modelo e alterar depois ou poderá criar
um novo.
Vamos criar um novo.
Clique em "Criar novo".
Etapas
Aqui você conseguirá cadastrar e configurar todas as etapas
do Fluxo.
Esta é a principal configuração de um fluxo.
Vamos começar configurando todas as etapas. Uma delas iremos
definir algumas regras e automações.
Seguido do passo
anterior, irá ser exibida a tela abaixo.
Clique em "Adicionar etapa".
Dica: Você também poderá "Selecionar etapas"
existentes, para agilizar a configuração de novos fluxos.
Na janela que será aberta, temos as configurações da Etapa
que está sendo criada.
Vamos criar a etapa "Requisição", que é a primeira
etapa.
Preencha os campos conforme a seguir:
- NOME:
Requisição
- TIPO: Nova
- %CONCLUSÃO:
0
- COR: Coloque a cor Laranja
- DURAÇÃO:
0
Entenda as configurações das etapas:
1.
NOME - Nome da etapa.
2.
TIPO - Para que o sistema entenda a situação do
processo, você precisará definir o tipo de estado. Estão disponíveis as opções:
2.1.
Nova
2.2.
Em andamento
2.3.
Em pausa
2.4.
Concluída
2.5.
Cancelada
3.
% CONCLUSÃO - Aqui você pode definir em
percentuais, o quanto as tarefas nesta etapa estão próximas de serem concluídas.
4.
COR - Utilize cores para facilitar a identificação
das etapas no sistema.
5.
DURAÇÃO DO PRAZO - As tarefas que chegarem nesta
etapa, receberão um prazo para serem concluídas se você definir um valor neste
campo, ou seja, se você colocar 5 neste campo, o sistema dará um prazo de 5
dias para que as tarefas sejam concluídas assim que assumirem esta etapa.
6.
EQUIPES E MEMBROS - Você poderá definir pessoas
ou equipes que terão poder de realizar ou alterar as tarefas nesta etapa. Se
nenhuma pessoa ou equipe for adicionada, todos com acesso ao projeto poderão
alterar ou editar tarefas nesta etapa.
Se você adicionar uma pessoa e definir ela como "Responsável",
a tarefa será atribuída a ela automaticamente quando assumir esta etapa.
7.
FORMULÁRIO - É possível adicionar Formulários
Dinâmicos na etapa de um Fluxo para coletar informações adicionais. Você pode
adicionar o mesmo formulário em uma ou mais etapas ou adicionar formulários
diferentes.
Ao adicionar um formulário na etapa, é possível definir.
7.1.
Se ele será para:
·
Inclusão - Os campos ficarão disponíveis para
preenchimento obrigatório.
·
Colaboração - Os campos ficarão disponíveis para
preenchimento não obrigatório.
·
Visualização - Os campos ficarão disponíveis
apenas para visualização.
Como ele será visualizado:
·
Corpo da tarefa - Exibe o formulário no corpo da
janela da tarefa.
·
Nova janela - Exibe um botão para abrir o
formulário em uma nova janela.
8.
TAREFAS AUTOMÁTICAS - Quando uma Entregável
assume esta etapa, o sistema poderá criar automaticamente tarefas sucessoras
que precisam ser realizadas. Na criação das tarefas automáticas, é possível
definir:
8.1.
Título da tarefa
8.2.
Categoria
8.3. Descrição
Vamos continuar!
Ao adicionar a primeira etapa, ela será exibida no diagrama.
Arraste os
cards das etapas no diagrama para que fiquem organizados.
Faça o mesmo processo com outras etapas.
Crie com as seguintes configurações:
·
Orçamento - Tipo: Em andamento | Cor: Azul
·
Aprovação - Tipo: Em andamento | Cor: Roxa
·
Compra - Tipo: Em andamento | Cor: Rosa
·
Cancelada - Tipo: Cancelada | Cor: Vermelha
·
Entrega - Tipo: Concluída | Cor: Verde
Você pode visualizar seu fluxo como Diagrama:
Como lista:
Para configurar as entradas e saídas de cada etapa,
precisará estar no modo de visualização “Diagrama”.
Clique na saída da etapa que você deseja. Irá aparecer uma
seta pontilhada, leve até a seta azul de entrada da etapa que desejar.
Logo,
aparecerá uma seta azul no seguimento de cada etapa.
Depois de pronto, ficará desta forma:
Desta forma, as Requisições
passarão por este fluxo obrigatoriamente. Você poderá alterar o fluxo e
redesenhá-lo a qualquer momento.
Finalizando
essas configurações clique em “Avançar”.
Automação
A próxima configuração é a aba “Automação” onde você poderá automatizar
a criação de tarefas no seu fluxo através do recebimento de e-mail.
A etapa a seguir não é
obrigatória, você poderá pular esta aba clicando em “Avançar”.
Exibição
É possível definir quais informações sobre as tarefas serão
exibidas para cada Perfil de usuário no sistema.
Será exibida a janela a seguir:
Escolha quais informações serão exibidas. Clique em “Salvar
e Fechar”:
Pronto!
Temos um Fluxo completo e configurado para organizar e
otimizar as requisições de compra em sua empresa.
Este mesmo processo de configuração poderá ser utilizado
para se definir qualquer fluxo.
