Reuniões são comuns em empresas e são necessárias para se tomar decisões em conjunto ou para dividir ideias. Fato é que, mesmo que banalizada, as reuniões continuam sendo itens importantes em qualquer projeto.
Sendo uma reunião presencial ou remota, alguns itens são importantes para que a reunião seja eficiente:
Envie convites por email - com a pauta!
Mesmo que a reunião seja a única na semana, sempre envie um convite por e-mail para todos os participantes. O convite reserva um horário na agenda dos participantes, determina o tempo de duração da reunião e cria um elo de comunicação entre todos os convidados (para se enviar um relatório depois, por exemplo).
Ninguém gosta de ser convidado para uma reunião que não sabe exatamente o que será tratado e mesmo que o assunto esteja claro, é importante colocar em tópicos os assuntos que serão tratados no corpo do convite, assim como relatar a necessidade de levar algum material ou preparar algo antes.
Comece no horário - mesmo que nem todos tenham chegado
Não é fácil, mas sabemos que em algumas regiões o atraso em todos os compromissos faz parte da cultura das pessoas. Mesmo assim, se possível, comece a reunião no horário marcado em respeito aos que não se atrasaram. Quando se exige pontualidade, mas os pontuais são penalizados pelo atraso dos "não pontuais", cria-se ao longo do tempo uma nova cultura de atraso e não pontualidade naqueles que eram pontuais.
O fato é que a pontualidade faz as coisas acontecerem no tempo apropriado, pois se em uma reunião de 10 convidados, 9 são penalizados por causa do atraso de 1 pessoa, você está causando um passivo de tempo para a própria empresa. Imagina todas as reuniões de um ano, com atrasos de 15 minutos multiplicado pela quantidade de participantes. Este é o passivo.
Quando não é possível iniciar a reunião no horário, pelo menos busque encerrar ela no horário.
Para possibilitar o início no horário, você como organizador, precisa chegar mais cedo e deixar tudo preparado, ok?
Quebre o gelo
Reuniões não precisam ser frias, portanto, não há nenhum problema em iniciar com um assunto avulso. Este assunto pode ser útil quando se espera todos os participantes estarem presentes. Quebrar o gelo cria um ambiente amigável de reunião e deixa as pessoas a vontade.
Reforce a pauta e o horário de término da reunião assim que iniciar
Ao iniciar a reunião, reforce a pauta que foi enviada por e-mail e os assuntos tratados anteriormente, para que todos estejam alinhados com o que será conversado. Mentalmente as pessoas criam "checklists", portanto a pauta da reunião irá preparar a mente daqueles que tem alguma consideração.
Reforce também o horário de término da reunião, para que todos se planejem e evitem distrações durante o assunto.
Mostre o andamento dos assuntos
Sempre que um assunto for concluído, marque-o como concluído nos tópicos da pauta. Isso fará com que os participantes percebam que a agilidade do tratamento dos assuntos é importante e que a reunião está acabando.
Evite distrações e reuniões longas
Não atenda chamadas ou responda mensagens durante a reunião. Se possível, solicite que todos coloquem o celular em modo silencioso.
Encerre no horário - mesmo com assuntos pendentes
Assim como é importante iniciar uma reunião no horário combinado, encerrar também trás o sentimento de responsabilidade e respeito ao que foi combinado. Os participantes podem ter planejado um compromisso, uma entrega ou outra reunião após a sua, portanto, mesmo que existam assuntos não concluídos, encerre a reunião no horário e marque para outro dia sua conclusão.
Reuniões longas não são agradáveis e causam desconforto nos participantes. Geralmente estas reuniões não são eficientes, principalmente se apenas uma ou duas pessoas falam durante toda a reunião.
Algumas mudanças de cultura não são fáceis, mas ao longo dos dias, estas atitudes começam a fazer parte da cultura da empresa e o trabalho flui de maneira otimizada e eficiente.
