Com a pandemia da COVID-19, muitos escritórios e empresas passaram a adotar o home office. Para muitos foi um sonho realizado, mas para outros foi um problema sério, principalmente para gestores ou donos de empresas. Afinal, como controlar o trabalho da equipe à distância?
Relacionamos aqui algumas dicas valiosas pra você.
Controle o projeto e não as pessoas
Dizem por aí que os colaboradores precisam ser livres como os pássaros e não serem controlados. Nós concordamos com isso, mas é necessário ter controle, e não é necessariamente sobre as pessoas, mas sobre o projeto e as demandas das pessoas. Sem uma boa gestão e controle de um projeto, as coisas podem dar erradas! As crises na empresa irão acontecer, pois o cliente vai cobrar, os gestores vão cobrar e consequentemente os colaboradores irão receber a carga desta cobrança, afinal, é uma distribuição da responsabilidade em todos os níveis.
Uma boa gestão começa pela organização de pequenas coisas. Existem muitas metodologias que ajudam a organização o trabalho da equipe, como o Scrum, por exemplo.
- Comece elencando todas as demandas em uma grande lista
- Agrupe esta lista em três níveis: fases, etapas e tarefas
- Priorize as fases
- Priorize as etapas da fase mais prioritária
- Priorize as tarefas da etapa mais prioritária
- Faça uma estimativa de execução das tarefas com a equipe
- Distribua as tarefas para a equipe
- Acompanhe o andamento das tarefas, etapas e fases
Cobre resultados e não marcação de pontos
Há uma música conhecida que diz que "...a nossa liberdade é o que nos prende". Este trecho é muito real e pode ser aplicado dentro da empresa. Deixe o colaborador ser livre com horários flexíveis e uma vez que a estimativa das atividades delegadas a ele possuem prazo, cobre a entrega com qualidade. Essa liberdade gera nas pessoas um senso de "troco", gerando a sensação de empatia, fazendo com que, consequentemente, a preocupação com a entrega seja pessoal e não mais "uma preocupação da empresa".
Respeite o tempo do colaborador
Quando antes bastava levantar-se da mesa e ir até a mesa do colaborador ou chamar a equipe para uma reunião de alinhamento, agora é necessário marcar uma reunião online, uma não, muitas reuniões online! O excesso de reuniões online demonstra falta de recursos para que o gestor tenha controle sobre a sua equipe. Alguns usam as reuniões online diárias uma, duas ou até três vezes ao dia para saber o que a equipe está fazendo.
Um estudo suéco realizado com 10 mil pessoas, definiu um novo transtorno chamado de "Fadiga de Zoom", um transtorno infelizmente atribuído ao aplicativo de conferências online Zoom. O excesso de reuniões causou, durante a pandemia, um problema novo para as pessoas. O home office que para muitos era um sonho, se tornou um pesadelo.
O problema está de fato na falta de controle e organização do gestor (ou da empresa) e somente a adoção de uma ferramenta de gerenciamento poderá resolver a questão.
- Defina duas reuniões semanais, preferencialmente no primeiro e no último dia da semana
- Colete feedbacks rápidos com indivíduos da equipe. A média dos feedbacs é muito valiosa
- Em reuniões rápidas, escolha não usar o vídeo. É mais cômodo para todos
Respeite o tempo do gestor
Se por um lado os colaboradores sofrem com o excesso de reuniões, por outro lado o gestor sofre com a falta de informações para reportar feedbacks a seus superiores e ao cliente. A alternativa que possui é o excesso de reuniões, e-mails e briefings, mas, é preciso que os colaboradores tenham um senso de responsabilidade, buscando requisitar menos o gestor, tentando resolver questões entre a equipe primeiro e depois acionar o gestor.
- Busque dar feedbacks rápidos sobre os projetos aos gestor. Um parágrafo resume muita coisa
- Alimente as ferramentas de trabalho e entenda a importância delas
- Colabore com a equipe. Home office envolve a vida pessoal com a profissional, por isso seja cauteloso
Utilize uma ferramenta de gestão
A ferramenta certa para fazer gestão de projetos e equipes home office, pode mudar completamente o ambiente de trabalho. Imagina um resumo da semana gerado automaticamente? Um dashboard mostrando a evolução do projeto ao cliente? Equipes colaborando as informações centralizadas em um único local e gerando feedbacks automáticos?
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