Entenda as fases de um projeto segundo PMBOK

No cotidiano, os gerentes de projetos precisam lidar com uma infinidade de tarefas a serem cumpridas, projetos a serem finalizados, prazos e metas a serem atingidas, equipes a serem coordenadas… em meio a um ritmo cada vez mais acelerado e cobranças cada vez maiores.

Ter um bom método de organização e avaliação é essencial para que todos esses pontos sejam atingidos e a eficiência esperada seja alcançada.

Por isso, vamos apresentar o PMBOK, que, com certeza, irá auxiliar na sua produtividade e melhoria dos processos e da avaliação de resultados da sua empresa.

O que é o PMBOK?

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) – é conceituado como um guia de boas práticas no gerenciamento de projetos. Seu objetivo central é apresentar uma padronização e difusão dos melhores métodos para gerentes de projetos – por isso, é constantemente revisado pelo Project Management Institute (PMI), instituição internacional de associação dos profissionais de gestão de projetos.

É importante destacar que o PMBOK não tem o objetivo de ser um método a ser seguido, nem deve ser interpretado como se fosse uma receita em que cada mínimo passo deve ser seguido. É, na verdade, um guia, como um apanhado de conhecimentos que devem ser adaptados de acordo com o formato, tempo, tamanho e recursos disponíveis para o objetivo. Caberá ao gerenciador de projetos analisar e aplicar as etapas indicadas de acordo com a particularidade de cada trabalho a ser executado, analisando se todas são necessárias para atender a demanda concreta.

Quando falamos de gerenciamento e organização de projetos, não estamos nos referindo somente ao plano das ideias ou somente ao plano prático, à forma que faremos acontecer, mas sim de iniciamento, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento – as cinco etapas apresentadas pelo PMBOK. Cada uma delas deve ser analisada cuidadosamente, pois refletirá na etapa seguinte.

Quais os benefícios de seguir o PMBOK?

São vários os benefícios que a aplicação do PMBOK trará aos processos planejados e executados no gerenciamento de projetos, mas destacamos alguns:

• Definição: ao definir de forma objetiva as fases do projeto, você conseguirá colocá-lo em prática de forma mais eficiente;
• Padronização: seguindo o PMBOK, você poderá padronizar processos dentro da sua empresa, tornando-os mais seguros, rápidos e confiáveis, apresentando maior qualidade para o cliente;
• Maior potencial de sucesso do projeto;
  
• Estabelecimento de fluxos de informação e de ações mais efetivos;
  
• Mitigação dos riscos, devido ao planejamento prévio e à constante avaliação de cada etapa, principalmente da execução;
  
• Maior produtividade;
  
• Redução de custos;
  
• Melhor comunicação entre os envolvidos – desde a menor equipe até o destinatário;
  
• Controle de cada etapa e identificação de possíveis problemas;
  
• Maior confiança do cliente, que conhecerá seu método de maneira mais concreta e saberá que os seus projetos são realizados de forma organizada e muito bem planejada;
  
• Utilização de recursos financeiros e humanos da forma mais eficiente.

Onde posso aplicar o PMBOK?

Sendo um guia de boas práticas, o PMBOK poderá ser aplicado nos mais diversos tipos de projetos – independentemente do nicho a que se direciona, do tamanho da demanda, da importância, do número de pessoas envolvidas, do prazo a ser cumprido

Em resumo, você poderá aplicar seus conhecimentos e práticas desde campanhas publicitárias para grandes marcas até festas de família!

Etapas do PMBOK

1. Iniciação

Essa pode ser a fase mais complicada. É aqui que o gestor deve buscar uma visão geral, macro do que será desenvolvido, solicitar autorizações ou patrocínios, se for necessário, analisar os riscos, as restrições, traçar o objetivo final a ser alcançado, identificar que problemas pretende sanar, quais são as necessidades de seu público-alvo e qual a viabilidade concreta do seu plano.

A iniciação é uma etapa essencial para que todas as expectativas – seja do cliente, do gerenciador, do patrocinador ou da equipe – estejam bem definidas e alinhadas, evitando maiores problemas durante a execução ou finalização do projeto.

Nesse momento, são definidas as gerências e é feito o Termo de Abertura do Projeto.

2. Planejamento

Sanadas as questões da iniciação, é hora de avançar para o plano de ação, analisando o micro.

É considerada a fase mais importante do seu projeto: a hora onde o escopo, o cronograma, as atividades, os custos e orçamento, e os riscos devem ser definidos.

Também é o momento em que você deve estabelecer quais serão os recursos humanos, de que forma se dará o gerenciamento de qualidade, as comunicações… basicamente, traçará todo o plano a ser seguido daqui para frente.

De acordo com o PMBOK, são 10 os itens que devem estar presentes nessa etapa:

1. integração;
   
2. escopo;
   
3. cronograma;
   
4. custos;
   
5. qualidade;
   
6. recursos;
   
7. comunicações;
   
8. riscos;
   
9. aquisições;
   
10. partes interessadas.
    

Para facilitar esse processo, listamos aqui algumas tarefas que devem ser realizadas nessa etapa (mas lembre-se que cada projeto possui especificidades que devem ser observadas)

• Defina seu escopo;
• Monte um cronograma das atividades;
• Calcule os custos e riscos;
• Planeje as comunicações;
• Estabeleça padrões de qualidade;
• Defina os recursos humanos e os gerencie;
• Decida as aquisições;
• Monte o plano de gerenciamento.

3. Execução

Hora de colocar a mão na massa e colocar em prática seu planejamento.

Você pode enfrentar dificuldades e imprevistos nesta fase, mesmo que tenha traçado perfeitamente um plano de ação. Por isso, precisa estar em constante contato com sua equipe e estabelecer um bom diálogo, tanto para evitar problemas, quanto para estar aberto a eventuais melhorias, mas sem deixar de lado o constante gerenciamento para ter certeza de que tudo está saindo conforme o indicado na segunda etapa. Portanto:

• Atue ativamente para desenvolver sua equipe;
  
• Mantenha informadas as partes interessadas, focando na comunicação para que todos estejam alinhados;
  
• Administre a execução e gerencie a qualidade, para atender o padrão estabelecido;
  
• Gerencie as aquisições, garantindo os recursos necessários no momento e na quantidade planejada;

4. Monitoramento e Controle

Acompanhe sempre o que está sendo executado – o gestor precisa estar sempre atento às etapas e tarefas que estão sendo desenvolvidas por sua equipe para que tudo funcione e o projeto seja concluído com sucesso, e isso só será possível com constante monitoramento e controle.

É através dessa etapa que você poderá avaliar se os indicadores do projeto correspondem ao esperado, se as metas estão condizentes com o fluxo de trabalho, se os riscos estão sendo mitigados o máximo possível, e, assim, adequar o plano inicial caso precise, evitando maiores transtornos no futuro.

5. Encerramento

Tão essencial quanto a iniciação, nessa etapa o projeto deve ser finalizado com uma entrega formal ao cliente.

Além de ser o momento de finalização do projeto, com o termo de aceite pelo cliente, também é quando devem ser apresentadas informações gerais e um relatório final para a equipe que trabalhou com você até aqui. 

É importante estar sempre atento aos feedbacks, pois a gestão de projetos é constante e, assim como o PMBOK, você deve estar em constante atualização e buscando melhorias nos seus métodos. Assim, no encerramento, você pode ser orientado pela seguinte lista:

• Formalize a entrega do projeto;
  
• Encerre contratos que tenham sido firmados durante o processo de planejamento ou execução;
  
• Faça uma reunião com sua equipe para avaliarem o resultado e o caminho percorrido – por vezes, o gerenciador não consegue estar atento a todos os detalhes enquanto o processo ocorre, mas é importante tomar ciência de possíveis problemas que tenham ocorrido, de novas soluções que podem ter surgido, ou até mesmo de sugestões para melhoria nos próximos trabalhos;
  
• Analise com cuidado e atenção as lições que foram aprendidas.